Każde pismo wpływające do Starostwa musi podlegać
rejestracji w sekretariacie Starostwa. Pisma wpływające do Starostwa
adresowane bezpośrednio do poszczególnych wydziałów (komórek
organizacyjnych), sekretariat przekazuje za potwierdzeniem do
odpowiednich wydziałów. Każde pismo wpływające do Starostwa, a
podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą
i kolejnym numerem wpływu wg kategorii przesyłek przyjętych w
sekretariacie.
Pisma przekazywane do Starosty, po ich zadekretowaniu
przekazywane zgodnie z dyspozycją Starosty do poszczególnych wydziałów
(komórek organizacyjnych).
Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nową sprawę. Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym i kolejno numeruje. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.
Do czasu wdrożenia informatycznego rozwiązania
umożliwiającego bieżące śledzenie, poprzez internet, stanu
zaawansowania załatwiania konkretnego indywidualnego wniosku, podania,
informacje takie udzielane są drogą telefoniczną pod nr tel. 52 5590700
fax 52 5590701 oraz w Starostwie Powiatowym
Pocztowa 7 w Tucholi w godzinach pracy urzędu.