INSTRUKCJA KANCELARYJNA
DLA
POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W TUCHOLI
I. Postanowienia ogólne
Niniejsza instrukcja kancelaryjna zwana dalej “instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tucholi.
Określony w instrukcji tryb i zasady zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (akt) oraz ochronę przed ich zniszczeniem bądź utratą.
Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi.
W postępowaniu z dokumentami zawierającymi infor
macje niejawne oraz dokumentami
finansowymi stosuje się odrębne przepisy.
Instrukcja została opracowana na podstawie następujących przepisów:
Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 73 z późn. zm.),
Rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1934 w sprawie klasyfikacji i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 11 poz. 216)
rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu,
uchwały Nr 13/26/2000 Zarządu Powiatu z dnia 19.04.2000 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Tucholi schematu organizacyjnego)
Przez określenia użyte w instrukcji należy rozumieć:
- kierownik – Kierownik Powiatowego Urzędu Pacy w Tucholi
- komórka organizacyjna – dział lub inne stanowisko pracy (jedno – lub wieloosobowe) w jednostce organizacyjnej,
sekretariat – samodzielna, wyodrębniona komórka organizacyjna, do której zakresu działania należy wykonywanie czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem przesyłek zawierających dokumenty jawne (oraz ewentualnie zawierające tajemnicę służbową oznaczone klauzulą “zastrzeżone”),
sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki i itp.), zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez urząd,
aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (świadectwo pracy, orzeczenie, wyrok itp.)
pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.,
znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw,
nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
teczka (aktowa ) spraw – skoroszyt, segregator itp. służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, zamykana na koniec roku i stanowiąca odrębną jednostkę archiwalną,
przesyłka – pisma, (dokumenty )oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp. oraz otrzymywane i nadawane telegramy, faksy i telefaksy
wykaz akt – jednolita, rzeczowa klasyfikacja dokumentacji powstającej w jednostce organizacyjnej,
materiały archiwalne – dokumentacja o znaczeniu historycznym (kat. “A”), podlegające przekazaniu po 25 latach do archiwum państwowego,
materiały niearchiwalne – pozostałe dokumenty posiadające czasowe znaczenie praktyczne (kat. “B”) oraz dokumenty manipulacyjne o krótkotrwałym znaczeniu – “Bc”,
dokumenty “BE” – dokumenty podlegające ekspertyzie po określonym okresie przechowywania.
6. Do podstawowych czy
nności kancelaryjnych należy:
- przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
prowadzenie ewidencji dokumentów,
rejestrowanie pism,
sporządzanie czystopisów pism i ich kopiowanie
wysyłanie korespondencji,
przyjmowanie i wysyłanie telegramów i faksów,
udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy.
7. Zgodnie ze schematem organizacyjnym stosuje się następujące symbole literowe komórek
organizacyjnych:
PS – Dział Pośrednictwa, Poradnictwa Zawodowego, Szkoleń Bezrobotnych i
Instrumentów Rynku Pracy,
FK – Dział Finansowo-Księgowy,
RP – Samodzielne Stanowisko ds. Prawnych,
OA – Dział Organizacyjno-Administracyjny,
ES – Samodzielne Stanowiska ds. Ewidencji i Świadczeń
Zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną wykaz symboli i nazw komórek organizacyjnych oraz inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych w miarę potrzeb będzie aktualizowany.
Symbole komórek ( literowe i liczbowe )organizacyjnych zgodnie ze schematem organizacyjnym przedstawia załącznik Nr 1.
Przestrzeganie postanowień niniejszej instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Tucholi.
II. System kancelaryjny, wykaz akt, kategorie archiwalne.
W Powiatowym Urzędzie Pracy w Tucholi obowiązuje system kancelaryjny oparty o dziennik korespondencyjny i spisy akt sporządzane na podstawie rzeczowego wykazy akt.
Dziennik korespondencyjny prowadzony jest w sekretariacie dla wszystkich pism wchodzących.
W komórkach organizacyjnych w oparciu o rzeczowy wykaz akt prowadzone są spisy spraw, w których rejestrowane są chronologicznie wszystkie sprawy. Spisy spraw są integralną częścią teczek akt.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Tucholi oraz zawiera ich kwalifikacje archiwalna. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności oznaczone symbolami, hasłami oraz kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
W powiatowym Urzędzie Pracy w Tucholi obowiązuje Rzeczowy Wykaz Akt Systemu Urzędów Pracy.
Rzeczowy wykaz akt obowiązujący w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tucholi stanowi załącznik Nr ……… do niniejszej instrukcji.
Komórki organizacyjne mogą sporządzać dla własnych potrzeb szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występującej w działalności tych komórek.
Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
- nowe propozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe, przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
- pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
- Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje do archiwum.
- Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym
- Akta wytworzone i gromadzone ze względu na wartość archiwalną dzieli się na:
- materiały archiwalne oznaczone symbolem “A”,
- materiały niearchiwalne oznaczone symbolem “B”.
- Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem “A” zalicza się dokumenty mające trwałą wartość historyczną. Materiały te przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, a następnie przekazuje do archiwum państwowego.
- Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem “B” zalicza się dokumenty mające czasowe znaczenie praktyczne. Dlatego też przy literze “B” oznacza się cyframi okres przechowywania akt w archiwum , np. B-10, B-15.
- Brakowanie i
niszczenie akt niearchiwalnych kategorii “B” odbywa się zgodnie z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego stanowiący załącznik nr 3.
- Do dokumentacji oznaczonej symbolem “Bc” zalicza się dokumenty manipulacyjne mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może być ona niszczona po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum.
- Dokumentacja zaliczana do kategorii “BE” przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE5) podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe, w celu ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
III. Odbiór przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów
Korespondencję oraz przesyłki odbiera z wyznaczonego urzędu pocztowego upoważniony pracownik Powiatowego Urzędu Pracy w Tucholi w godzinach od 8.00 do 9.00.
Wszystkie przesyłki przyjmuje i otwiera pracownik sekretariatu z wyjątkiem przesyłek:
- adresowanych imiennie oraz do Kierownika lub z-cy Kierownika Urzędu, które
przekazuje adresatom,
stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii i
adresatom,
wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za
pokwitowaniem
Po otwarciu koperty sprawdza się, czy nie zawiera ona mylnie skierowanego pisma oraz czy dołączone są wyszczególnione w piśmie załączniki.
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się do pism:
- jeśli przesyłka była uszkodzona (razem ze stosownym protokołem),
- dla których istotna jest data nadania ze względu na termin sprawy, której pismo dotyczy, w których brak nadawcy lub daty pisma,
- mylnie skierowanych lub budzących takie wątpliwości,
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
- w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością.
- Korespondencję mylnie nadaną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub odsyła do nadawcy.
IV. Rejestrowanie i dekretowanie korespondencji
Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu. Wzór pieczątki stanowi załącznik Nr 4.
Otrzymane dokumenty rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym, przy czym liczba porządkowa w rejestrze stanowi jednocześnie numer wchodzący pisma. Numer ten umieszcza się w stosownym miejscu pieczątki wpływu.
Nie podlegają rejestracji:
wydawnictwa legislacyjne (dziennik Ustaw, Monitor Polski, Dzienniki Urzędowe),
czasopisma, gazety, ogłoszenia, druki reklamowe, prospekty, ogłoszenia itp.,
potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
- Całość korespondencji przedstawiana jest do wglądu kierownikowi urzędu w celu zapoznania się i zadekretowania.
- Kierownik dokonując przeglądu korespondencji wyznacza komórki organizacyjne lub pracowników do załatwienia poszczególnych spraw. W razie potrzeby zamieszcza na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia sprawy itp.
- Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycje używa się następujących skr
ótów:
– “p.m.” –
“proszę mówić”
– “ a.a.” – “ad acta”, sprawę należy odłożyć
do akt.
Pracownik sekretariatu przekazuje zadekretowaną korespondencję kierownikowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi – referentowi zgodnie z dekretacją.
Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom powinno być traktowane jako jedna z pilnych czynności.
V. Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt
Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielania określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów bądź spraw w układzie numerowym.
W przypadku założenia popdteczki zakłada się dla niej oddzielny rejestr, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or.I-0250-10-6/98).
Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazy akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej “Spisy spraw do teczek symbol …….”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Rejestracja polega na wpisywaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw , założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
Sprawę ( nie pismo ) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik Nr 5 .
Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy już wszczętej, czy tez rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
Znak sprawy składa się z pięciu części:
symbolu rozpoznawczego komórki organizacyjnej w postaci symbolu nazwy komórki organizacyjnej (zgodnie z obowiązującym regulaminem organizacyjnym Urzędu)
symbolu klasyfikacji (oznaczenie liczbowe ) dla określonego hasła klasyfikacyjnego wg wykazu akt,
kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
inicjałów pracownika ( imienia i nazwiska ) – referenta sprawy
dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została zarejestrowana.
Trzy pierwsze części znaku sprawy powinny być od siebie oddzielone kreskami poziomymi, pozostałe części – powinny być oddzielone kreską ukośną.
Wykaz symboli komórek organizacyjnych oraz inicjałów pracowników – referentów spraw w Urzędzie stanowi załącznik Nr
1
Sprawy nie zakończone w danym roku kalendarzowym załatwiane są w roku następnym bez zmiany znaku sprawy i ponownego rejestrowania w spisie spraw.
w przypadku wszczęcia sprawy, która była już ostatecznie załatwiona, a jej akta odłożono do właściwej teczki w roku ubiegłym, przenosi się ją do spisu spraw roku bieżącego, umieszczając stosowną uwagę w poprzednim spisie spraw.
Do ważnych czynności w procesie narastania akt należy właściwe opisywanie zakładanych teczek. Tytuły teczek winny być zgodne z hasłami przewidzianymi dla tego typu spraw w wykazie akt danej jednostki organizacyjnej. Oprócz tytułu na okładce zamieszcza się pełną nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której teczka powstała, znak teczki akt, symbol kategorii archiwalnej oraz datę rozpoczęcia i zakońc
zenia sprawy. Komórki organizacyjne zobowiązane są do prowadzenia ewidencji teczek przez nie zakładanych.
W przypadku niewielkiej ilości akt zezwala się na prowadzenie tych samych teczek przez okres kilku lat.
Teczki aktowe zakłada się w miarę narastania akt, zgodnie z wykazem akt. Przechowuje się w nich akta spraw ostatecznie załatwionych. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki przedstawia załącznik Nr 6.
VI. Załatwianie spraw
Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
- odręczną,
- korespondencyjną,
- inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
- Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwiania sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób załatwienia.
- Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
- Załatwienie spraw może być:
tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
- Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata) . Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu “odr.”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się zna
k “Oz”, który oznacza “ostatecznie załatwione”.
Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane ta drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do właściwej sprawy.
Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę “Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę , podpis i stanowisko osoby stwierdzającej zgodność treści.
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i zakopertowane przekazuje do sekretariatu w celu jego wysłania adresatowi.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie ( z kopią) – do podpisania.
Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
nagłówek – druk z podłużną pieczęć nagłówkową,
znak sprawy,
powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
datę podpisania przez osobę upoważnioną,
określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
treść pisma,
podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
- Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
- parafę referenta i datę sporządzenia pisma ( z lewej strony pod treścią pisma),
- termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
- W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
- pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza – liczę przesyłanych załączników (Zał. …..) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr …. do pisma znak ….)
- adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą “Otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma.
VII. Podpisywanie pism
- Podpisywanie pism odbywa się jednoosobowo przy wyłączeniu przypadków określonych szczególnymi przepisami ( np. dokumenty księgowe)
.
- Uprawnienia do popisywania pism w granicach ustalonego zakresu działania posiadają: kierownik, z-a kierownika oraz inni pracownicy, stosownie do posiadanych uprawnień.
- Pisma przedkłada się podpisującemu do podpisu w teczce “do podpisu” w sposób i w termi
nach przez niego ustalonych.
- Podpisujący pismo uzupełnia na jego oryginale i kopiach datę (dzień) oraz zamieszcza swój podpis w prawej części pod treścią pisma. Na oryginale pisma należy składać pełny podpis, natomiast na kopiach przeznaczonych do akt może być stosowana parafa. Podpis powinien się mieścić w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki zawierającej nazwę stanowiska podpisującego oraz jego imię i nazwisko.
- Podpis powinien znajdować się pod tytułem służbowym osoby aprobującej. Gdy podpisujący pismo działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza pod stanowiskiem znak “w.z.” ( w zastępstwie), jeśli podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak “z.up.” ( z upoważnienia, gdy natomia
st pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego – stawia się przed stanowiskiem aprobującego znak “p.o.” ( pełniący obowiązki ).
- Pod imieniem i nazwiskiem podpisującego w zastępstwie i z upoważnienia aprobującego zamieszcza się tyt. służbowy podpisująceg
o.
- Pisma o tej samej treści wysyłane w większej ilości można zamiast we własnoręczny podpis zaopatrzyć w faksymile podpisującego w przypadku, jeżeli pisma takie nie mają charakteru dokumentów i nie są adresowane do jednostek nadrzędnych, organów administracji państwowej, samorządowej i organów centralnych, jak również nie są pismami niejawnymi. Jeżeli zastosowano faksymile, pismo pozostające w aktach sprawy musi być podpisane własnoręcznie przez aprobującego.
VIII. Wysyłanie korespondencji
Korespondencja może być przekazywano odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
faksem,
na nośniku informatycznym (wysyłanym przesyłka pocztową), pocztą elektroniczną.
- Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje się w komórce organizacyjnej załatwiającej sprawę m
erytorycznie.
Przygotowanie korespondencji do wysyłki polega na:
- sprawdzeniu, czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono do nich stosowne załączniki,
- dokonaniu adnotacji na kopii pisma (lub w odpowiednim zbiorze na nośniku informatycznym) o jego wysyłce, i zakopertowaniu i zaadresowaniu przesyłek listowych,
- przekazaniu przesyłek do sekretariatu.
- Do obowiązków sekretariatu należy:
- wpisanie w ogólny rejestr wysyłanej korespondencji,
wpisanie listów poleconych oraz za dowodem doręczenia w pocztową książkę nadawczą,
sporządzenie rozliczenia ilościowo – wartościowego wysyłanej korespondencji,
przekazanie korespondencji do właściwego urzędu pocztowego.
- Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do rąk własnych). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysyłane jako przesyłka zwykła.
- Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
- Korespondencję wysyła się w danym dniu, a dostarczenie jej do sekretariatu powinno nastąpić do godz. 13.00. Dostarczona korespondencja po godz. 13.00 wysłana zostanie dnia następnego.
IX. Przechowywanie akt
Akta spraw w toku załatwiania powinny być przechowywane w teczkach z napisem “do załatwienia” i ułożone w kolejności wpływu. poza kolejnością załatwiane są sprawy pilne.
Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczek powinny się znajdować akta ułożone w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki a w ramach spraw – chronologicznie.
Teczki akt zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniem rozdz. V niniejszej instrukcji.
W przypadku wyjęcia akt z teczki należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano, a także termin zwrotu.
Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a także przez następny rok kalendarzowy – następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego.
X. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
po upływie dwuletniego okresu przechowywania akt, w pierwszym kwartale każdego roku komórki organizacyjne przekazują akta spraw zakończonych, niepotrzebnych do archiwum zakładowego.
Dokumentację przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych sporządzonych oddzielnie dla akt kategorii “A” i kategorii “B” S[pisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla materiałów archiwalnych (akt kategorii “A”) w czterech egzemplarzach i osobno dla dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii “B”) w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację. Trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt kat. “A” przeznaczone są dla archiwum zakładowego, gdzie jeden egzemplarz archiwum zakładowe ma obowiązek przekazać do archiwum państwowego. Dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych kategorii “B” przeznaczone są dla archiwum zakładowego (składnicy akt).
Spisy podpisują: kierownik komórki organizacyjnej, pracownik przekazujący dokumentację oraz pracownik archiwum.
Dokumentację przekazuje się do archiwum kompletnymi rocznikami. Jeżeli część dokumentacji jest nadal potrzebna do prac bieżących pozostawia się ją w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum na podstawie karty udostępnienia
Dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana przez komórkę organizacyjną, w której powstała. co oznacza:
- ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek ,
opisanie teczek,
ułożenie teczek wg kolejności klas rzeczowego wykazu akt,
wyłączenie z teczek dalszych egzemplarzy dokumentacji i części metalowych,
ponumerowanie stron akt kat. “A” (materiałów archiwalnych)
- Do przechowywanej dokumentacji należy dołączyć związane z nią pomoce ewidencyjne: rejestry, kartoteki, skorowidze itp.
XI. Postępowanie w przypadku reorganizacji lub likwidacji
W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji , należy przekazać do archiwum zakładowego (składnicy akt) .
W przypadku spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka, która jest następcą prawnym komórki likwidowanej. kopie spisu przekazuje się do archiwum zakładowego.
W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej materiały archiwalne kat. “A” przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Materiały niearchiwalne kat. “B” przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.
XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej.
Udostępnianie upoważnionym pracownikom:
zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
edytorów tekstów,
arkuszy kalkulacyjnych,
baz danych,
programów graficznych
oprogramowania antywirusowego,
zakupionych baz danych, a w szczególności:
prawnych,
baz adresowych,
baz danych statystycznych.
Współdziałanie z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy administracji publicznej.
Tworzenie, przekształcanie i przechowywanie niezbędnych dokumentów.
Umieszczanie na wykupionych stronach internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach.
Informowanie interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
Kierowanie procesem informatyzacji w Urzędzie powierza się osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej ds. organizacji urzędu.
XIII. Zabezpieczenie danych w pamięci komputerów
Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
- dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych prac
owników,
odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
- Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerze ogranicza się przez:
- system haseł identyfikujących pracownika,
- system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
- zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.
- Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
przechowywanie chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
operacyjnego,
narzędziowego,
aplikacyjnego.
archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,
archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym miejscu i zabezpieczonym pomieszczeniu.
Archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.
Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych ( z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.
W przypadku gromadzenia danych osobowych należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
XIV. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi
Ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do kierownika lub z-cy kierownika Powiatowego Urzędu Pracy.
Obowiązki kierownika komórki organizacyjnej polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległych pracowników oraz udzielania im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
- prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
- prawidłowości załatwiania spraw,
- terminowości załatwiania spraw,
- prawidłowego obiegu akt,
terminowego przekazywania akt do archiwum.
