Każde pismo wpływające do Starostwa musi podlegać rejestracji w sekretariacie Starostwa. Pisma wpływające do Starostwa adresowane bezpośrednio do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych), sekretariat przekazuje za potwierdzeniem do odpowiednich wydziałów. Każde pismo wpływające do Starostwa, a podlegające rejestracji, musi być opatrzone pieczęcią wpływu oraz datą i kolejnym numerem wpływu wg kategorii przesyłek przyjętych w sekretariacie.
Pisma przekazywane do Starosty, po ich zadekretowaniu przekazywane zgodnie z dyspozycją Starosty do poszczególnych wydziałów (komórek organizacyjnych).
Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje w odpowiednim spisie spraw jako nową sprawę. Rejestracja polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym i kolejno numeruje. Należy także przestrzegać zasady, że wszystkie pisma dotyczące danej sprawy gromadzi i przechowuje się w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Po zakończeniu sprawy w spisie spraw odnotowuje się datę i sposób zakończenia sprawy.